El Sistema Intranet de eFaber es una herramienta de comunicación donde los
miembros de una empresa, pueden contribuir y acceder a información de interés
común como noticias, documentos compartidos, foros de discusión, etc
independientemente de la plataforma desde la que accedan (Linux/Unix, Windows
NT/2000/XP, MacOS, Palm, etc). Es un lugar privado y seguro donde centralizar
toda la información importante de una empresa, que además busca la colaboración
entre las personas de la misma y el intercambio de información y documentos,
especialmente útil cuando la plantilla puede estar localizada en puntos
geográficos muy distantes.
En la actualidad son muchas la empresas que utilizan sistemas de colaboración
y trabajo en grupo a través de pequeñas y grandes intranets con una importante
reducción de costes en los procesos productivos y de desarrollo. Todos los
miembros del grupo de trabajo pueden trabajar de una manera asíncrona
reutilizando los conocimientos y el trabajo común de una manera rápida, fiable y
eficaz. Únicamente el ahorro en términos de tiempo y de desplazamientos es muy
significativo, pero además simultáneamente se crea un fondo de conocimiento
extraordinario.
Características principales de la intranet de eFaber
Gestión de proyectos:
La Intranet de eFaber dispone de varios módulos que le permiten tener mayor
control de la actividad en su empresa desde diferentes localizaciones físicas a
través del navegador :
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- Sistema de gestión de proyectos (Project Management): puede
definir diferentes proyectos y grupos de trabajadores, planificar proyectos por
fases y etapas puediendo realizar un seguimiento del estado y evolución del
mismo en tiempo real. Además posee un control de horas y de costes y un sistema
de asignación de tareas integrado con el correo electrónico.
- Sistema de clientes clasificados, con datos genéricos,
personas de contacto, comunicaciones importantes, etc... Estos clientes pueden
ir asociados a uno o varios de los proyectos anteriores.
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- Sistema de control de tareas, pudiendo estar éstas asignadas a una o
varias personas, tener fecha límite, prioridad diferente, etc.
Las tareas pasan por tres fases diferentes: activa, en la que la tarea se define
y puede o no asignarse a alguien con la opción de fecha límite, pendiente de
aprobación, en la que la tarea se ha realizado pero queda pendiente de
aprobación de un supervisor, y cerrada, en la que la tarea se da por
finalizada.
Todas las tareas quedan registradas en la base de datos, por lo que a
posteriori se ofrecen informes de la actividad realizada en un proyecto
concreto, o por uno de los empleados, etc...
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El sistema, además, está integrado con el correo electrónico, por lo que
la persona asignada para una tarea recibe un aviso inmediatamente, así como
cuando excede el la fecha límite para su realización |
- Control de Horas y de Costes: Se ofrece un sistema para que los
empleados puedan anotar las horas empleadas día a día en los diferentes
proyectos, pudiendo clasificarse en diferentes tipos. Este sistema ofrece
informes sobre las horas totales empleadas en un proyecto, así como un desglose
por días o por empleados. A cada empleado se le puede asignar una tarifa por hora
para obtener una estimación del coste de un proyecto.
Estos módulos están integrados con un fuerte sistema de permisos que le
permite dividir a sus empleados en diferentes grupos y que cada uno pueda
acceder únicamente a la información de clientes y proyectos en los que está
involucrado.
Trabajo Colaborativo y Gestión de Conocimiento:
Cuando la información está estructurada y es compartida por los empleados de una
empresa, cuando se transforma en herramienta de trabajo, se fomenta la
comunicación y la motivación; todo ello se convierte en conocimiento. Hoy en
día, la mayor parte del capital de una empresa se encuentra en el conocimiento y
experiencia que acumulan sus empleados. Sin embargo, esta sabiduría y conocimiento
suele repartirse entre los diferentes empleados, cada uno especializado en
diferentes áreas de la empresa. Muchas veces se da el caso
de que se plantean continuamente las mismas cuestiones, que sin embargo no se
saben responder porque el encargado del tema no se encuentra disponible.
La Intranet de eFaber proporciona una serie de módulos que facilitan que el
conocimiento se transmita entre las personas, y además quede constancia de todo
ello para los momentos en que los empleados no están disponibles. Además, son
una excelente herramienta para potencial el trabajo en equipo porque facilitan
en intercambio de información, pudiendo acceder a ella a través de cualquier
navegador y localización. La intranet se puede convertir en una herramienta
para la formación virtual del empleado, para la mejora de los recursos humanos.
- Foros de discusión que potencian la comunicación interna y
permiten el seguimiento asíncrono de cualquier decisión. Los foros pueden
clasificarse por categorías y puden ser moderados o no moderados. Además, estan
perfectamente integrados con el correo electrónico y la persona que solicita
avisos recibe un correo electrónico cada vez que hay alguna contribución. Así
una persona puede seguir la evolución de una pregunta concreta, o de un foro
completo por correo electrónico, sin necesidad de tener que conectarse
continuamente a la intranet.
- Noticias, sugeridas por cualquier usuario autorizado, y con
posibilidad de tener que ser aprobadas por un moderador antes de ser publicadas
para todo el público. Éstas, pueden ser comentadas por el resto de los usuarios.
- Encuestas y Votaciones (anónimas o no), en la que cada
usuario puede dar una única opinión. Son de gran ayuda a la hora de conocer la
opinión de todos los usuarios y tomar decisiones democráticas y para suplir la
frecuente falta de comunicación dentro de una empresa.
- Oficina virtual: Es la plataforma de acceso a los manuales,
formularios, procedimientos, para la realización de todo tipo de tareas
administrativas (altas de clientes, bajas, devoluciones de producto, gastos de
comerciales, agenda de contactos..).
Se trata de un módulo de gestión de documentos en el que los usuarios
puedan compartir, a través del navegador, material en cualquier formato: texto,
gráficos, presentaciones o cualquier contenido multimedia, soportando al mismo
tiempo el control de versiones de un mismo documento.
Esta plataforma, está respaldado por un potente sistema de permisos,
pudiendose dar permisos de lectura y/o escritura de un documentos concreto sólo
a dos personas que colaboran en él, a un grupo completo, o al conjunto de los
usuarios de la intranet. Cada usuario posee también su lugar privado para
almacenar documentos.
- Servicios adicionales: Calendario de compromisos y libreta de
direcciones donde pueden introducirse datos personales, de un grupo concreto
o públicos. También se ofrece un espacio para la creación de páginas
personales de los usuarios.
Todas estas características potencian sustancialmente la comunicación y el
trabajo colaborativo dentro de la empresa, así como el intercambio de
información y conocimiento entre los empleados, lo que se traduce en una mayor
productividad y beneficios para la empresa.
El Sistema Intranet de eFaber dispone de un fiable sistema de permisos y de
la posibilidad de definir diferentes grupos de usuarios, para que cada grupo
tenga sus propias aplicaciones sin que los miembros externos puedan acceder a
ellas, manteniendo así en todo momento la privacidad necesaria.
Cada una de estas aplicaciones tiene su parte de administración que permite
al administrador de la intranet definir nuevos foros de discusión, encuestas o
votaciones, aprobar o rechazar noticias, etc... También es el encargado de
aceptar o rechazar usuarios como miembros de la intranet, decidir a qué grupo(s)
pertenece, quién tiene acceso a cada parte de la intranet, etc... Él determina
quién y hasta qué punto accede a la intranet.
Se trata pues de un sistema sofisticado que explota todas las ventajas de
Internet como instrumento comunicativo, pero con un envoltorio simple, intuitivo
y fácilmente navegable, que respeta todos los estándares y normas de usabilidad
para que sea accesible a través de cualquier plataforma y navegador.
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